Auswahl von Software und Dienstleistern

Eine professionell vorbereitete Entscheidung senkt Risiken und Kosten.

Aller Orten lesen wir von IT-Projekten, die

• länger dauern als geplant,
• den Kostenrahmen sprengen und
• negative Auswirkungen auf den Betriebsablauf und das Kundenerlebnis haben.

Diese Probleme sind zu einem großen Teil vermeidbar, wenn

• die wirklich passende Software für eine Aufgabe eingeführt wird,
• ein klares Bild von den zu unterstützenden Prozessen sowie der zu nutzenden Funktionalität vorhanden ist und
• der Dienstleister zum Auftraggeber passt.

Erprobte Vorgehensweise…

Dr. Clasen & Partner folgt einen mehrstufigen Vorgehensmodell in Auswahlprojekten:

• Startpunkt ist eine Bedarfsanalyse, die den Umfang der Ausschreibung und die Kernparameter der zu unterstützenden Prozesse festschreibt.
• Auf Basis der Ergebnisse der Bedarfsanalyse können mehrere Arbeitsstränge gestartet werden:
  • Eine Marktsondierung nach möglichen Anbietern mündet in einem Request for Information (RfI) und dessen strukturiert bewerteter Auswertung. Im Ergebnis liegt eine Teilmenge von potentiell interessanten Anbietern vor.
  • Parallel zu dieser ersten Ausschreibungsphase erfolgt die Detaillierung der Prozessanalyse die als Lastenheft für die zukünftigen Prozesse / die zukünftige Software abgeschlossen wird. In dieser Phase werden nicht selten auch Optimierungen vorhandener Prozesse vorgenommen.
• Mit den Ergebnissen aus dem RfI und dem aktuellen Stand des Pflichtenhefts startet die nächste Ausschreibungsphase – der Request for Proposal (RfP).
  • Die angesprochenen Unternehmen werden gebeten zum Lastenheft Stellung zu beziehen.
    • Hierbei wird klassifiziert in vorhandene Funktionalitäten, leicht entwickelbare Funktioninalitäten (Customizing) und fehlende Funktionalitäten, die sich nur mit großem Aufwand umsetzen lassen.
    • Für jeden Bereich des Pflichtenhefts sind Kostenschätzungen für Lizenzen, Einführung und Anpassung abzugeben.
  • Eine oder mehrere Phasen von Rückfragen helfen Verständnisprobleme auszuschalten und allen Anbietern gleiche Chancen einzuräumen.
  • Anhand eines strukturierten Bewertungsschemas wird aus den Antworten der Anbieter eine klare Reihung der Angebote im Sinne der Ziele des Auftraggebers erstellt. Es ergibt sich eine Teilmenge von Anbietern, die für sich für die nächste Phase qualifizieren.

• Die im Rahmen des RfP am besten bewerteten Unternehmen werden gebeten, ihre Lösung in eintätigen streng strukturierten Workshops zu präsentieren. Zu diesem Zweck werden aus dem Lastenheft im Rahmen eines „Drehbuchs“ Anwendungsfälle definiert, die vom Anbieter vorzuführen sind.
• Die Auswertung der Präsentationsbeobachtungen führt zu einer Auswahlentscheidung oder zu dem Wunsch, einzelne mit Unsicherheit behaftete Teilbereiche für einen finale Angebotserstellung genauer zu betrachten.
• Mit der Abgabe der finalen Angebote durch die Top-Anbieter kann die finale Auswahlentscheidung beginnen. Sie mündet in Vertragsverhandlungen.